Versnelling van M&A integratie

Door Harold de Bruijn, PMI adviseur en Partner Advisory bij KPMG 

 

Als je integratie serieus aan wilt pakken, dan wordt het nu interessant. Ik heb het nu niet over de integratieprocessen in de fase vòòr closing. Ook omdat het hierbij om een relatief kleine groep mensen gaat die hierbij betrokken zijn, is het het beste om dit aan te pakken op de meer traditionele manier waarbij strak projectmanagement en een goed draaiboek centraal staan. Kan ik je ook bij helpen natuurlijk, maar nu wil ik graag focussen op de fase na de closing : het moment op dag 1 waarop de hele organisatie (dat is dus de combinatie van de 2 bedrijven die gaan integreren).

Deze fase begint natuurlijk al eerder te spelen dan op dag 1 zelf. Voorbereiding van zaken als communicatie, (interim) management posities en de projectorganisatie moeten dan gedaan zijn. En ook het helder hebben van de visie op de nieuwe, gecombineerde organisatie, met een goed beeld van de uitdagingen die dit geeft.

Een belangrijk kernaspect van deze fase is het meenemen van de gehele organisatie in dit proces. Het gaat nu niet meer om alleen de kleine groep deal makers en financiële mensen maar om iedereen, en dan ook nog iedereen in beide organisaties, en hun stakeholders (zoals klanten en leveranciers). Ondanks een heldere visie op de rationale van de deal (ik ga er maar even vanuit dat die er is…) verkeren al deze mensen nog in redelijke onzekerheid over de toekomst – houd ik mijn baan wel ? Word ik als leverancier aan de kant gezet ? Welke verbeteringen kan ik als klant verwachten ? Of gaat de nieuwe combinatie eerst een jaar met zichzelf bezig zijn en word ik als klant vergeten en gaat de kwaliteit omlaag?

Allemaal redenen waarom het belangrijk is om een integratieproces snel te laten verlopen, en ook de organisaties in volle breedte te betrekken bij het veranderingsproces. Ik geloof erin dat de traditionele manier om deze processen via de lijnorganisatie uit te rollen  (al dan niet begeleid door een aantal consultants) niet meer werkt in moderne bedrijven. Ik zeg dat om een paar redenen : ten eerste heeft de nieuwe, al dan niet gecombineerde, lijnorganisatie een andere doelstelling. Handelend in de richting van de visie komt toch eerste het eigen organisatiebelang, en niet zozeer het beste eindresultaat. Ten tweede wordt slechts een beperkt aantal mensen bereikt, namelijk degenen die actief worden ingeschakeld. Ook al zijn dit in de meeste gevallen de meest betrokken werknemers, je bereikt niet iedereen, en ook de ‘verborgen’ kennis in de organisatie wordt niet ontsloten. Tenslotte : deze processen kosten veel tijd, veel bijeenkomsten zijn nodig. De traditionele ‘100 dagen’ periode bestaat niet voor niets.

Maar er gloort hoop en innovatie aan de integratiehorizon : toepassen van moderne tools en methodieken kunnen deze problemen oplossen. In deze tijd van digitalisering, waar wij als KPMG ook op inzetten, is het natuurlijk verwonderlijk dat dit nog redelijk aan de M&A markt voorbij is gegaan. Nog steeds is het volledig een markt van consultants en andere mensen die uurtjes schrijven. Zelf heb ik er een tijd ook over nagedacht hoe integraties beter en sneller kunnen. Recentelijk hebben we daar ook de daad bij het woord gevoegd en zijn we als KPMG in zee gegaan met  Innovation Factory. Dit bedrijf, opgericht door VU-hoogleraar Han Gerrits, heeft een IT-tool waarmee ideeën in organisaties kunnen worden opgehaald en met elkaar gedeeld. De tool heeft de simpelheid van een applicatie zoals Facebook, maar is erg krachtig doordat ook herkend wordt welke mensen aan welke discussies meedoen. Werknemers kunnen zo pro-actief geattendeerd worden op ideeën en discussies die lopen, en daar op eenvoudige wijze hun bijdrage leveren. Je hebt natuurlijk wel een paar consultants nodig om, samen met de communicatiemensen, de discussies op gang te brengen, maar als het eenmaal loopt komen er prachtige dingen uit.

Wat is nu de kracht van zo’n tool ? Het betrekt iedereen binnen in de organisatie- van hoog tot laag – en buiten de organisatie – als je wilt kunnen ook bijvoorbeeld leveranciers en klanten meedoen in de discussies. De hiërarchie staat innovatie niet in de weg, want door ideeën te delen en te bespreken worden ze eigenlijk al klaargemaakt voor introductie in de organisatie, daarvoor hoef je niet op een besluit te wachten uit de lijn.

Deze tool helpt ook om verborgen kennis in de organisatie te delen – wel zo handig als twee organisaties elkaar nog niet zo goed kennen, zoals in een integratie het geval is. Er zijn overigens zeer interessante voorbeelden te geven over de kracht van deze tool (in een innovatiecontext).

Tenslotte de versnelling die dit kan brengen: in plaats van projectteams te mobiliseren en door de organisaties heen te jagen, kun je nu on-line (maar wel gecontroleerd) iedereen betrekken in de discussie. Ik zou bijvoorbeeld graag deze tool inzetten om synergiemogelijkheden te verkennen – in groepen zoals logistiek, operations, IT etc. 

Ik denk dat we dan toe kunnen naar een ‘50 dagen plan’! En daarnaast verkrijg je dan een sterke combinatie die tot in de haarvaten doordrongen is van doelstellingen, activiteiten en andere kennis van de andere organisatie. Dat helpt om ook op langere termijn succesvol te blijven. De acquisitie is zo recent dat ik de tool nog niet in heb kunnen zetten bij een integratieproject, maar dat ga ik op zeer korte termijn wel doen. Meld je anders bij mij als je meer wilt weten hierover, we komen dit graag toelichten.