Maximaal rendement uit een 100-dagenplan

De projecten van Bluefield zijn gericht op het ondersteunen van groeibedrijven bij het creëren van robuuste organisaties en excellente stuurinformatie. Dit bereik je door de samenhang van hygiënefactoren te optimaliseren. Managing partner Remco Koopman ziet de noodzaak om tijdens het 100-dagenplan het geheel van processen, data, systemen, mensen en rapportages al leidend te maken.

Bij pas overgenomen bedrijven voldoet de informatievoorziening en de bijbehorende systemen vaak niet aan de gewenste standaard. “Dit is een beperking voor een snelle en succesvolle buy-and-build strategie”, zegt Koopman.

Vijftien jaar geleden startte Koopman met Bluefield omdat hij als business leader geconfronteerd werd met een gebrek aan hands-on consultants. De focus van consultants was te veel gericht op strategische ondersteuning of detachering. Pragmatische ondersteuning bij het initiëren en uitvoeren van verbeterprojecten op het gebied van informatievoorziening en organisatorische inrichting ontbrak.

Nog steeds zijn er veel bedrijven die moeite hebben om het maximale uit de financiële en operationele data te halen. “Er vindt te veel symptoombestrijding plaats waarbij de kern van het probleem niet opgelost wordt.”

Dat dit speelt bij overgenomen bedrijven is geen toeval, weet Koopman. De kopers zijn ambitieus, ze bevinden zich dikwijls in een internationale omgeving en willen maximaal rendement uit de organisatie halen. Systemen die relevante data op een juiste manier geautomatiseerd registreren zijn hiervoor noodzakelijk. “Maar het overgenomen bedrijf zit wat betreft informatievoorziening vaak nog op een andere golflengte.”

Tijdens het 100-dagenplan wordt dit vraagstuk vaak onderschat, vervolgt Koopman. “Het vervangen van het management of even een nieuw systeem installeren is geen garantie voor succes”. Hij ziet te vaak dat verbeterplannen niet naar de operationele processen cascaderen en daarmee stranden in goede bedoelingen. 

Koopman weet uit ervaring dat de oplossing diep in de organisatie schuilt. In slechts drie weken traceert Bluefield de knelpunten die de slagvaardigheid van een bedrijf belemmeren. Deze QuickScan richt zich op het in kaart brengen van structurele verbeteringen in het functioneren van processen, data, systemen, mensen en reporting. “Dit zijn de bouwstenen voor een goed functionerende organisatie. Bij Bluefield noemen we dit de Finance Arena”, zegt Koopman. 

Een belangrijk onderdeel van de QuickScan is de analyse van het IT-landschap, het ERP-systeem en de rapportagetools. “We willen weten hoe ze werken, wat ze moeten kunnen en hoe het nu functioneert”, zegt Koopman. “Hoe zit het IT-landschap in elkaar, zijn de systemen schaalbaar, is er sprake van maatwerk en wat zit er in de cloud? Het gaat niet om het vellen van een waardeoordeel, maar wel om te kijken wat er moet gebeuren om de organisatie ‘next level’ te maken.”

De mensen maken het bedrijf. Om de hygiënefactoren snel op orde te brengen is draagvlak bij de medewerkers een absolute noodzaak. “De beste manier om vertrouwen te winnen is de medewerkers vanaf dag één bij het plan te betrekken. Tijdens de QuickScan spreken we daarom met alle relevante medewerkers van het bedrijf, van hoog tot laag”, zegt Koopman. “Neem de tijd om te luisteren en wees oprecht geïnteresseerd, want dat zijn de omstandigheden waarin mensen bereid zijn om te vertellen wat ze weten en denken. Altijd vragen wij medewerkers wat zij nodig hebben om hun werk nog beter te doen.”

“Je moet vertrouwen winnen, want medewerkers houden in eerste instantie hun kaarten tegen de borst. Bij een overname is er zoveel reuring in de organisatie. Stem af wat en hoe je communiceert rond deze verandering, dan krijg je verrassende uitkomsten. Medewerkers hebben zoveel kennis van de organisatie, dat ze soms met inzichten komen die geen adviseur had kunnen bedenken. Ze hebben meer inzichten dan we vaak denken en ze weten heel goed wat er moet en kan verbeteren. Maar ze zijn bang voor veranderingen, daarom is het zo belangrijk om hun zorgen serieus te nemen en ze gerust te stellen.”

Door de verworven kennis over het bedrijf te koppelen aan de ideaalsituatie, ontstaat het zicht op de hiaten in de stuurbaarheid van de onderneming. Elke afwijking wordt zichtbaar gemaakt in de QuickScan. Dit is de basis voor het verbeteren van de hygiënefactoren van de organisatie en het creëren van excellente stuurinformatie. Bluefield stelt een projectplan op waarmee al een start gemaakt kan worden tijdens het 100-dagenplan.

De consultants van Bluefield ondersteunen natuurlijk graag bij de uitvoer van het project. Idealiter wordt het merendeel van het project uitgevoerd door eigen medewerkers. Een belangrijk aandachtspunt is dat er een goed functionerende projectorganisatie is, adviseert Koopman. “Pas op dat je geen projectactiviteiten koppelt aan lijnactiviteiten. Anders verzandt je project, want in de praktijk voeren lijnactiviteiten altijd de boventoon.”

Een duidelijke, projectmatige verbeterslag met een groot draagvlak vergroot het tempo en de kwaliteit van de veranderingen en dempt de kosten. “Dat is belangrijk, want dit zijn gecompliceerde trajecten”, zegt Koopman. “Een nieuw ERP-systeem implementeer je niet in een paar dagen. Wat het extra moeilijk maakt is dat bedrijven steeds internationaler opereren, wat meer eisen stelt aan het consolideren van de informatie. Hoe internationaler, hoe meer eisen er gelden voor IT, systemen en data.”

“Daarom is het zo belangrijk dat iedereen aanhaakt, van de medewerkers tot het C-level en de aandeelhouder. De focus van het 100-dagenplan ligt nu te veel op strategie. Richt je direct op de hygiënefactoren, processen, systemen, data, mensen en reporting, voor een optimale start van de samenwerking