Inwerkingtreding UBO-register 27 september 2020

Door Van Doorne

Als gevolg van de wet zijn in Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten verplicht informatie over hun uiteindelijk belanghebbende(n) (UBO's) te registreren in het handelsregister. Voor bestaande en reeds ingeschreven entiteiten geldt een overgangstermijn van 18 maanden. Zij dienen derhalve de informatie over hun uiteindelijk belanghebbende(n) binnen 1,5 jaar na de inwerkingtreding te hebben geregistreerd bij het handelsregister. Voor na de inwerkingtreding opgerichte entiteiten geldt dat zij bij de eerste inschrijving in het handelsregister tevens de informatie over de uiteindelijk belanghebbende(n) dienen te registeren.

Wie is een UBO?
Een UBO is de uiteindelijk belanghebbende van een vennootschap of andere juridische entiteit. Een UBO is dus altijd een natuurlijk persoon. Wie UBO's zijn, is onderverdeeld per soort entiteit:

1. N.V./B.V.: de natuurlijke personen die middels (i) het direct of indirect houden van meer dan 25% van de aandelen, van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap of (ii)  andere middelen, bijv. feitelijke zeggenschap, de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de vennootschap;

2. Stichtingen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen: de natuurlijke personen die middels (i) het direct of indirect houden van meer dan 25% van het eigendomsbelang in de rechtspersoon, (ii) het direct of indirect kunnen uitoefenen van meer dan 25% van de stemmen bij besluitvorming over statutenwijziging, of (iii) het kunnen uitoefenen van feitelijke zeggenschap over de rechtspersoon, uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de rechtspersoon;

3. Personenvennootschap, EESV en rederij: de natuurlijke personen die middels (i) het direct of indirect houden van meer dan 25% van het eigendomsbelang in de entiteit; (ii) het direct of indirect kunnen uitoefenen van meer dan 25% van de stemmen bij besluitvorming over wijziging van de (oprichtings)overeenkomst; of (iii) het kunnen uitoefenen van feitelijke zeggenschap over de entiteit, de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de entiteit; en

4. Kerkgenootschappen: de natuurlijke persoon of de natuurlijke personen die in het statuut is/zijn benoemd als rechtsopvolger bij ontbinding van het kerkgenootschap.

Indien er op basis van de bovenstaande opsomming geen echte UBO valt te achterhalen, geldt dat de statutair bestuurders van de hierboven vermelde rechtspersonen als zgn. 'pseudo-UBO' dienen te worden ingeschreven in het handelsregister. Voor personenvennootschappen geldt dat zij in een dergelijk geval hun maten of vennoten (m.u.v. de commanditaire vennoten) dienen te registreren.

Op een later moment zal ook voor trusts en soortgelijke juridische constructies de verplichting gaan gelden om informatie in het UBO-register bij te houden. Deze verplichting zal worden ingevoerd via een apart wetsvoorstel waarvan de internetconsultatie op 15 mei 2020 is gesloten. Zie het eerdere bericht van onze collega's Anneloes van Uhm en Nick van Dijk in dit verband.

Wat is het UBO-register?
Het UBO-register is een initiatief van de Europese Unie en heeft als doel om de uiteindelijk belanghebbende(n) van in Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten (zie opsomming hieronder) op te nemen in een centraal register en dit register publiek toegankelijk te maken. Door deze Europese transparantiemaatregel wil de Europese Unie witwassen en financiering van terrorisme tegen gaan. In Nederland wordt het UBO-register ondergebracht bij het handelsregister.

Welke informatie moet worden geregistreerd?
De volgende informatie dient in het handelsregister te worden opgenomen over een uiteindelijk belanghebbende:

a.         de naam, de geboortemaand, het geboortejaar, de woonstaat en de nationaliteit;

b.         de aard van het door de uiteindelijk belanghebbende gehouden economische belang (dit ziet enkel op aandelen, stemrechten of eigendomsbelang) en de omvang van dit belang in bandbreedtes van 25%;

c.         de geboortedag, de geboorteplaats, het geboorteland en het woonadres;

d.         het BSN of buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);

e.         afschrift van een geldig identiteitsdocument op grond waarvan de voormelde persoonsgegevens zijn geverifieerd; en

f.          afschriften van documenten waaruit de aard en omvang van het door de UBO gehouden economisch belang blijkt (denk hierbij bijvoorbeeld aan een akte van oprichting, afschrift van een aandeelhoudersregister, certificaathoudersregister of ledenregisters etc.).

Welke informatie is publiek toegankelijk?
De informatie opgenomen onder a. en b. is publiekelijk toegankelijk. De overige informatie is enkel toegankelijk voor bevoegde autoriteiten zoals o.a. de Nationale politie, het OM, FIOD, DNB  en AFM.

Voor welke entiteiten geldt de UBO-registratieplicht?
Nederland zal alleen UBO's registreren van entiteiten die verplicht zijn ingeschreven in het handelsregister. Dit betekent dat de volgende entiteiten verplicht zijn het handelsregister te voorzien van informatie ten aanzien van hun UBO:

(i)         B.V.'s en N.V.'s met uitzondering van (i) beursvennootschappen die zijn onderworpen aan openbaarmakingsvereisten als bedoeld in de Europese transparantierichtlijn of vergelijkbare internationale standaarden en (ii) directe en indirecte 100% dochtervennootschappen van deze beursvennootschappen*;

(ii)        stichtingen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen;

(iii)        maatschappen, commanditaire vennootschappen (cv's), vennootschappen onder firma (vof's), Europees economische samenwerkingsverbanden (EESV's), rederijen en kerkgenootschappen; en

(iv)       Europese naamloze vennootschappen (SE's) en Europese coöperatieve vennootschappen (SCE's) met statutaire zetel in Nederland.

*De vrijstelling geldt enkel voor 100% directe en indirecte dochtervennootschappen. Ook indien er slechts één aandeel bij een andere aandeelhouder is geplaatst, is deze vrijstelling niet langer van toepassing.

Aanleveren gegevens
Om te waarborgen dat het UBO-register zoveel mogelijk accuraat en actueel blijft, dienen de registratieplichtige entiteiten ervoor te zorgen dat informatie over de UBO te allen tijde juist en volledig is. Daarnaast geldt er voor Wwft-instellingen zoals banken, notarissen, advocaten en trustkantoren een terugmeldverplichting op grond waarvan ze verplicht zijn bij het handelsregister een melding te maken indien zij gerede twijfel hebben over de juistheid van de UBO-informatie in het handelsregister.

Wanneer de registratieplichtige entiteiten handelen in strijd met genoemde UBO-registratieverplichtingen, kan sprake zijn van een economisch delict. Dit kan resulteren in hoge boetes en/of strafrechtelijke vervolging.

Inwerkingtreding UBO-register op 27 september 2020
Na inwerkingtreding van de wet wordt een overgangsperiode van drie maanden gehanteerd voor het voldoen aan de registratieplicht.