Efficiëntere werkprocessen rond M&A door inzet ICT

Volgens David Jonckheer is de rol van advocaat sterk aan het veranderen, naar een meer strategische adviseur die hoog specialistisch werk verricht. “De advocaat moet tegenwoordig zijn werkelijke meerwaarde keer op keer bewijzen door zich met specifieke, actuele kennis werkelijk te onderscheiden. Met behulp van ICT  kan de rol van General Counsel belangrijker worden. De General Counsel kan een deel van de werkzaamheden rond het opstellen van de contracten zelf uitvoeren. De advocaat wordt dan meer ingezet voor het complexe werk en het sanctioneren van het totaal.” Deze veranderende rol van General Counsel ligt volgens Jonckheer ook in het feit dat zij steeds meer competenties in huis hebben die voorheen extern ingekocht werden. “Middels goede tools en goede mensen kunnen zij een deel van het werk van de advocaat overnemen.Voor werkelijk specialistische kennis doen bedrijfsjuristen zeker een beroep op de advocaat, maar een deel van die “specialistische” kennis is door slim gebruik te maken van software, een commodity geworden. Advocaten zullen ervoor moeten zorgen dat ze enerzijds over deze specialistische kennis blijven beschikken en anderzijds met behulp van software hun werkprocessen blijven automatiseren. Er kan een vorm van standaardisatie ontstaan van een deel van de transactieprocessen; bijvoorbeeld rond de contracten bij een overname. Ook dit verandert de positie van de advocatuur. Een deel van hun dienstverlening wordt gestandaardiseerd waarmee de efficiëntie van het dealproces wordt verbeterd.” 

Standaardisatie van werkprocessen heeft naast de grote efficiëntieslag, volgens Ofner een aantal andere belangrijke voordelen. “Allereerst de secuurheid van informatie. SmartDox wordt up-to-date gehouden met ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving en jurisprudentie. Koppeling met het Handelsregister en andere informatiebronnen leiden tot minder handwerk en de automatische actielijst tot meer controle. De vragenlijst om tot een dergelijk contract te komen werkt ook als een checklist: heb ik aan alle relevante onderwerpen gedacht? Daarnaast zullen jonge medewerkers veel minder tijd kwijt zijn aan het toch wat droge contractenwerk. Zij kunnen zich meer richten op hoogwaardig werk. Dat wordt ook zeer gewaardeerd door de jonge generatie, die sterk gericht is op opleiding en ontplooiing.”

Jonckheer en Ofner verwachten de komende jaren een verdere automatisering van juridische werkprocessen. “Grote delen van het opstellen van verschillende soorten contracten zullen worden geautomatiseerd, zoals overnamecontracten, financieringsdocumenten, distributiecontracten, agentuurcontracten en arbeidscontracten.  Kantoren zullen naar verwachting een deel van hun modellen als ook de tools om deze modellen op te stellen, direct ter beschikking stellen aan hun klanten. Kantoren zullen dankzij ICT intensiever met hun klanten kunnen samenwerken. Onderdeel van dit proces kan zijn dat de advocaat voor een deel van de contracten met name een controlerende rol heeft. De General Counsel zal het eerste concept met een tool als SmartDox opstellen en pas dan de advocaat om advies vragen. 

Binnen een aantal advocatenkantoren en bedrijfsjuridische afdelingen worden momenteel de eerste stappen gezet om het opstellen van juridische documenten te versnellen en verbeteren met behulp van ICT. Het duurt niet lang meer voordat advocaten en bedrijfsjuristen de mogelijkheden van ICT ten volle benutten, denkt Ofner. “Iedereen weet dat dit eraan komt en hoewel juristen van oudsher als een vrij conservatieve beroepsgroep worden betiteld, zal de automatisering van hun repetitieve werkprocessen op korte termijn gemeengoed zijn. Zoals gezegd verwachten wij dat kantoren hun klanten ook toegang gaan geven tot de door hun gebruikte systemen zodat klanten met behulp van de systemen zelf maatwerkcontracten kunnen gaan opstellen. Technisch gezien is dat een kleine stap en op zeer beperkte schaal hebben kantoren hun modellen al opengesteld voor klanten. Een stap daarna zou kunnen zijn dat kantoren gezamenlijk systemen en modellen gaan ontwikkelen en er dus een soort marktstandaard ontstaat.”

“Advocaten zullen mee moeten in deze ontwikkelingen, alleen al omdat de klant hen hiertoe kan dwingen. De kantoren zullen allereerst een efficiencyslag moeten maken en vervolgens hun toegevoegde waarde moeten bewijzen met hoogwaardig advies.”, aldus Jonckheer. “Op termijn wordt het vak advocaat alleen maar leuker. Want laat dat duidelijk zijn: met tools als SmartDox blijft er veel meer tijd over voor de echt uitdagende werkzaamheden en voor werkelijk onderscheidend advies aan de cliënten.” 

Recentelijk heeft Kluwer, in samenwerking met Quire Law Company, SmartDox op de markt gebracht. Met dit juridische kennissysteem, beschikt de advocaat of de bedrijfsjurist over efficiëntie, hoogwaardige up-to-date modelcontracten en vragenlijsten, gekoppeld aan wet- en regelgeving en jurisprudentie. De juridische inhoud van SmartDox is ontwikkeld onder redactie van specialisten uit de markt. SmartDox is een totaaloplossing waarmee de gebruiker direct aan de slag kan. De onderdelen die kantoren die document assembly software gebruiken zelf nog moeten ontwikkelen, zitten al in de tool. SmartDox is ideaal is voor organisaties die de kwaliteit van hoogwaardige contracten wensen te verbeteren en die tegelijkertijd de hoeveelheid tijd en geld die gepaard gaat met het opstellen en up-to-date houden van dergelijke contracten aanzienlijk wensen te verminderen. In tegenstelling tot document assembly software is bij SmartDox de vragenlijst leidend. In de vragenlijst komen zo goed als alle onderwerpen aan de orde die relevant zijn voor een specifiek contract. Per relevant onderwerp worden de relevante feiten verzameld. De vragenlijst werkt dus ook als een checklist. Na beantwoording van de vragenlijst kan met een druk op de knop een set van maatwerkdocumenten worden gegenereerd, waarin alle relevante feiten die zijn verzameld zijn verwerkt. In geval van SmartDox M&A wordt bijvoorbeeld niet alleen een koopovereenkomst, een disclosure letter en een actielijst gegenereerd, maar ook, indien relevant, 2:403 intrekkingstukken, ontslagbrieven, etc. Simpelweg door terug te gaan naar de vragenlijst en antwoorden aan te passen kunnen met SmartDox ook opvolgende concepten worden opgesteld. SmartDox wordt voor verschillende rechtsgebieden uitgerold. Afgelopen december is SmartDox M&A live gegaan en dit kwartaal volgt Distributie en Agentuur. Daarna volgen meer modules. Het is ook mogelijk om SmartDox te combineren met eigen kantoormodellen: eigen kantoormodellen kunnen met deze tool worden gegenereerd.