Een data room is de weg naar corporate control

 

Vreemd genoeg lijkt de markt dit niet te zien. Sterker nog; men kijkt steeds meer weg van het due diligence proces. Daar waar betrekkelijk kort geleden de advocaten de kar nog trokken rondom het due diligence traject en meer specifiek de data room, wordt deze taak tegenwoordig vaak ondergebracht bij de corporate finance adviseurs.

 

Waarom? Het vermoeden rijst dat dit om puur kosten technische reden is. De advocaat wordt immers per uur betaald, en de corporate finance adviseur (voor het grootste gedeelte) alleen bij succes. Maar je laten leiden door kosten alleen zou buitengewoon onverstandig zijn. Een tijdig en professioneel opgebouwde data room is er een die laat zien dat de doelwitvennootschap in control is, hetgeen een koper comfort zal bieden.

 

Tevens maakt het ‘fair disclosure’ mogelijk, onderhandelingen makkelijker en levert het een gecontroleerd en efficiënt Q&A proces op, waardoor er minder tijdsbeslag op het management zal worden gelegd. Het opzetten van een dataroom vergt ervaring en kennis van de materie, het is geen junioren werk. Een data room is dan ook meer dan een data dump binnen een standaard structuur. Het vergt voorbereiding en ownership. Het is de eerste stap naar corporate control en is die controle er niet, dan kan dat juridische consequenties hebben. Wanneer je dit niet serieus neemt, neem je dan de transactie/klant wel serieus?

 

Oproep aan M&A-advocaten
De advocatuur moet hun business model tegen het licht houden, willen ze de komende decennia nog een belangrijke rol spelen in M&A transacties. Laat hen de due diligence kar weer trekken en laat in de voorbereiding van een transactie de data room weer die prominente plaats op de agenda krijgen die het verdient.

Maar als gezegd behoren begrippen als due diligence en data room gelukkig allang niet meer tot het domein van advocaten en corporate finance partijen alleen. Organisaties zijn de afgelopen jaren geconfronteerd met een veelheid aan verplichtingen, wetten en regelgeving. Tegelijkertijd moeten ze snel en slagvaardig reageren op de dynamiek in de markt. Strategische koersen worden verlegd, maar als het interne beheersingsapparaat niet flexibel meebeweegt is een koerswijziging moeilijk. En dan kan een due diligence proces weleens veel pijn opleveren.

We weten de focus van de data room daarom steeds meer een permanent karakter te geven, in plaats van transactioneel. Waarom zou je alleen tijdens due diligence een data room moeten inrichten. Risicobereidheid is een cruciaal onderdeel van goed performance management en reikt dus verder dan risicomanagement alleen. In een tijd waar we overal en altijd informatie kunnen zoeken en denken te kunnen vinden, raken we steeds meer het gevoel van controle kwijt. De aandacht voor Governance, Risk & Compliance (GRC) is door de financiële crisis alleen maar vergroot en vereist herbezinning en pragmatisme.

 

Soepeler proces
Het gaat om controle op de organisatie, het gaat om transparantie. Is de onderneming ‘in control’, is de onderneming transparant, ook naar haar eigen management en toezichthouders? Met een permanente data room bereik je dit en is er altijd sprake van ‘due diligence readiness’ voor wie dan ook, of dat nu een potentiele koper of een commissaris is.  Bijkomend voordeel: omdat het een continue proces is, zullen bij een eventuele due diligence ingeval van een transactie de kosten drastisch dalen en minder tijdsbeslag van het management vragen. Alles is er dan al waardoor het management zich kan blijven focussen op de business en de resultaten van de organisatie tijdens een transactie proces minder onder druk komen te staan. Voorbereiding is het halve werk.

Er is een ware wildgroei ontstaan aan software producten. Voor M&A trajecten hebben we sedert jaren de Virtuele Data Room. Veel specialisten gebruiken dropbox of box.  Wolters Kluwer heeft een partij overgenomen die juridische software verkoopt. Zo zijn er nog vele initiatieven binnen onze markt. Allemaal producten waar documenten al dan niet veilig gedeeld kunnen worden, maar die wel afhankelijk zijn van menselijke input.

 

Zelf hebben we nu software dat geautomatiseerd ‘fase 1’ van het due diligence-onderzoek kan doen. Dit is natuurlijk de eerste stap naar volledige automatisering van due diligence-onderzoeken. Zo ook zetten we het in voor litigation doeleinden, wat zal leidt tot een reductie van het aantal manuren. Maar laten we niet vergeten dat deze feitelijkheden ook geïnterpreteerd dienen te worden, en daar heb je een ervaren jurist voor nodig. Eentje die het klappen van de zweep kent. 

Kortom, permanente data rooms en due diligence-onderzoeken moet niet het ondergeschoven kindje zijn, maar moeten een vast onderdeel zijn van het beleid van een onderneming. Op naar corporate control!

 

—