5 tips voor fiscale risico’s bij overnames

Allereerst kan de overname zelf resulteren in substantiële niet-aftrekbare btw indien niet goed is nagedacht welke vennootschap de begeleidingskosten (‘deal costs’: bemiddeling, due diligence, advocaat, belastingadviseur etc.) moet dragen. Tevens is het in het kader van implementatie van essentieel belang dat voorafgaand aan de overname met de juiste vennootschap een contract, waarin de intenties van partijen worden vastgelegd, wordt gesloten. Het doel is uiteindelijk om btw-aftrek te optimaliseren en van tevoren inzicht te hebben in de omvang van de risico’s indien dit niet kan worden gerealiseerd.

Een due diligence onderzoek blijft een essentieel onderdeel, maar van even groot belang is de manier waarop de overname wordt gestructureerd en de manier waarop de overgenomen onderneming geïntegreerd wordt, zowel wat betreft bedrijfsprocessen als ERP-systemen. 

Bij een verandering van het bedrijfsmodel kunnen btw-risico’s ontstaan. Een voorbeeld is dat de verkoopmodellen kunnen veranderen van ‘buy/sell’ naar ‘broker/agent’. Aankooptransacties kunnen worden gecentraliseerd en goederenstromen of voorraadlocaties kunnen veranderen. Elk van deze situaties kan leiden tot nieuwe btw-registratieverplichtingen in diverse landen, met het gevolg dat nieuwe factuurstromen moeten worden gecreëerd.

De impact is groot wanneer dit alles niet tijdig wordt vastgesteld en actie wordt ondernomen. Wat als een btw-registratie niet tijdig wordt verkregen? Het ERP systeem niet tijdig is aangepast en getest aan de nieuwe situatie? Er geen centrale proceseigenaar is van de relevante btw-processen? Het projectteam de impact niet overziet? In de praktijk kan dit leiden tot van logistieke problemen (bijv. douane in een land geeft goederen niet vrij), verkeerde btw-facturering (nieuwe correctiefacturen moeten worden uitgereikt en facturen worden hierdoor veel te laat betaald), onjuiste btw-behandeling en btw-compliance problemen die kunnen resulteren in incorrecte afdracht en rapportage problemen resulterend in potentiële naheffingsaanslagen en boetes.

Indien het nieuwe bedrijfsmodel niet meteen in het ERP systeem van kopende partij kan worden geïntegreerd, wordt vaak gekozen gedurende een overgangsperiode het ERP systeem van verkopende partij te blijven gebruiken via een ‘service level agreement’. Dergelijke praktische oplossingen kunnen resulteren in nieuwe btw-risico’s.

 

In een ‘asset deal’ kan het gebruik van het ERP systeem van de verkopende partij worden gekwalificeerd als outsourcing van AR en AP processen. De overname resulteert echter in een nieuwe contractspartij en ook het “oude” ERP systeem van de verkopende partij moet worden aangepast om correcte facturen uit te kunnen reiken. Daarnaast kan een dergelijke oplossing impact hebben op compliance en kunnen moeilijkheden bij het verkrijgen van data en vragen bij btw-controles ontstaan voor de kopende partij. Tevens vereist het veelal blind vertrouwen op het “oude” ERP systeem, waarvan de uitkomst niet door kopende partij kan worden getoetst.

Er zijn ook ‘people management’ aandachtspunten. Vaak worden werknemers van de verkopende partij tijdelijk gebruikt totdat het eigen personeel voldoende kennis en ervaring heeft. Deze werknemers, die het werk moet uitvoeren, hebben niet per definitie een belang in het nieuwe model. Het kan zelfs zijn dat zij hun baan verliezen en zich niet langer verantwoordelijk voelen voor het werk dat ze doen. We hebben in de praktijk situaties gezien dat werknemers zijn weggegaan voordat alle kennis overgedragen is met alle bijbehorende risico’s, ook op btw-gebied. 

De meest voorkomende fouten bij overnames treden op bij de facturen. Zo leiden aankoopfacturen met onjuiste bedrijfsgegevens, naam of btw-nummer tot onjuiste btw-behandeling en verlies van het recht op aftrek van voorbelasting. Als gevolg van veranderde bedrijfsmodellen en onvoldoende aanpassing van ERP systemen worden onjuiste verkoopfacturen uitgereikt hetgeen niet alleen resulteert in verkeerde btw -aangiften maar ook problemen met klanten.

Weten wie wettelijk verplicht is maar ook praktisch in staat is om juiste facturen uit te reiken is essentieel bij overnames in de vorm van “asset deals”. Is de verkopende partij nog wettelijk toegestaan ​​om facturen uit te reiken? Welke btw-compliance kwesties zijn er en hoe verkrijgt koper tijdig toegang tot de noodzakelijke informatie? Het implementeren van een ongeplande overgangsregeling kan kostbaar zijn en kan leiden tot vertragingen van de integratie van de onderneming en resulteren in financiële en commerciële risico’s.

Potentiële indirecte belastingrisico’s komen voor in het gehele M&A-proces en voldoende kennis van deze risico’s is van essentieel belang. Tot slot worden hieronder een aantal onderdelen van een indirecte belastingen projectplan weergegeven:

• Het opzetten van een projectplan vanaf de allereerste due diligence- activiteiten
• Validatie van de due-diligence bevindingen en vaststelling van prioriteiten.
• Het opstellen van een indirecte belasting integratieplan en het zorgen voor de juiste sponsors.
• Het in kaart brengen van  de huidige situatie bij de overname en identificatie van de belangrijkste risicogebieden, niet alleen voorafgaand aan de transactie maar ook die door de transactie zelf kunnen ontstaan.
• Vaststelling van de noodzakelijke btw-technische wijzigingen en ERP systeem wijzigingen 
• Gezamenlijke validatie en verbetering van het integratieplan in het projectteam en het ontwikkelen van een ‘roadmap to success’.