Vijf communicatieadviezen voor bedrijven in zwaar weer

Hoewel het aantal faillissementen in het eerste kwartaal van dit jaar is afgenomen, is het aantal bedrijven dat collectief ontslag heeft aangevraagd voor medewerkers gestegen. Over het tweede kwartaal zijn deze cijfers nog niet bekendgemaakt, maar mede dankzij de importheffingen van Trump en de verder toegenomen geopolitieke spanningen is het ondernemersvertrouwen verder gedaald. Reorganisaties zijn dus aan de orde van de dag en zullen dat voorlopig ook nog wel even blijven.

Voor werknemers die hun baan verliezen, maar ook voor andere betrokkenen zoals leveranciers, financiers en aandeelhouders, een reorganisatieproces is zelden pijnloos. Kostenbesparingen, ontslagen, wisselingen in het management of zelfs eigendomsoverdracht en verkoop van bedrijfsonderdelen zorgen voor onrust. Leveranciers voelen de druk en verleggen die weer naar hun toeleveranciers. Werknemers en klanten worden ineens geconfronteerd met berichten van de faillissementsrechter. En zelfs als het bedrijf gewoon doordraait, kan alleen al de perceptie van chaos voldoende zijn om de continuïteit serieus te verstoren.

Herstructureringen zijn ingewikkelde operaties waarbij veel spelers hun eigen belangen behartigen. Of het nu gaat om medewerkers en managers, klanten en leveranciers, aandeelhouders/ investeerders of toezichthouders: iedereen heeft zijn eigen agenda. Toch is het belangrijk te beseffen dat alle stakeholders uiteindelijk gebaat zijn bij een geslaagde herstructurering. Hoe bereik je dat?

Hier zijn vijf concrete communicatieadviezen om jouw herstructurering succesvol te laten zijn:

1. Laat zien dat je een plan hebt
   Communiceer helder dat herstructureren een bewuste keuze is en niet iet dat je is overkomen. Natuurlijk schrikken stakeholders als ze horen dat er een rechtbank bij betrokken is, maar vergeet niet dat dit proces bedoeld is om problemen structureel op te lossen. Maak duidelijk wat de huidige koers is en schets een heldere visie van het bedrijf ná de herstructurering. Geef stakeholders daarbij aan wat zij eraan hebben als het bedrijf sterker uit het proces komt.
2. Hou het vertrouwd
   Herstructurering is absoluut niet het moment om ineens je communicatiestijl om te gooien. Stakeholders hebben al genoeg twijfels en vragen. Ga je gewoon door met je dagelijkse bedrijfsvoering? Doe dat dan ook in je communicatie. Communiceer je normaal gesproken met medewerkers via de prikborden in de pauzeruimte of via teamoverleg bij ploegwisselingen? Houd dat dan vooral zo. Maak je gebruik van email of WhatsApp-berichten naar klanten en leveranciers? Zorg dan voor goede templates die medewerkers gemakkelijk kunnen gebruiken. Vertrouwdheid en consistentie geven stakeholders het vertrouwen dat het bedrijf alles onder controle heeft.
3. Betrek medewerkers en delegeer effectief
   Benoem expliciet welke medewerkers onderdeel uitmaken van de communicatiestrategie en doe dat met aandacht. Vergeet vooral niet de ogenschijnlijk minder opvallende afdelingen. Medewerkers van bijvoorbeeld crediteurenadministratie hebben misschien geen communicatietraining gehad, maar worden wel dagelijks gebeld door belanghebbenden met allerlei vragen over het herstructureringsproces. Geef hen duidelijke richtlijnen en instructies mee om essentiële informatie effectief en correct over te brengen, zodat ze geen onjuiste verwachtingen wekken of het bedrijf onbedoeld in de problemen brengen.
4. Houd de media onder controle
   Media en hun publiek zijn dol op bedrijven in zwaar weer. Zeker als het bekende namen betreft. Zodra de pers er lucht van krijgt dat uw bedrijf de bakens moet verzetten, heet het al snel dat het ‘op omvallen staat’. Overdrijving ligt dus direct op de loer. Daarom is het zaak dat media tijdig van de juiste feiten en achtergrondinformatie worden voorzien, zodat stakeholders en andere betrokkenen niet onnodig worden verrast of verontrust. Zorg voor een woordvoerder die alle vragen van media op dezelfde manier en met dezelfde boodschappen beantwoordt.
5. Zonder integriteit werkt het niet
   Reorganiseren en herstructureren draait om waarde creëren en dat lukt alleen met vertrouwen. Vertrouwen staat of valt met integriteit. En dan bedoelen we niet “Het goede doen, ook als niemand kijkt” maar ‘Zeggen wat je doet en doen wat je zegt’. Dat betekent: Geen beloftes doen die je niet kunt waarmaken (overpromising), maar ook niet de verwachtingen teveel temperen zodat het later ‘meevalt’ (underpromising). Elke stakeholder moet namelijk op elk moment van het reorganisatieproces de juiste afwegingen kunnen maken en beslissingen kunnen nemen. Daarbij moet hij erop kunnen vertrouwen dat wat jij zegt waar is. En dat je je houdt aan ‘playing by the rules’. Dus geen ‘bochten afsnijdt’ en niks afraffelt. Het spreekwoord; ‘Als het niet kan zoals het moet, dan moet het maar zoals het kan’ gaat hier niet op.

Blijf altijd naar de toekomst kijken
Het doel van elke herstructurering is om uiteindelijk als sterker, concurrerender en gezonder bedrijf uit het proces te komen. Dat lukt alleen met een communicatiestrategie die helder en realistisch is, en die gericht is op de toekomst. Duidelijke, directe communicatie zorgt ervoor dat stakeholders begrijpen waar het bedrijf naartoe gaat en houdt iedereen gemotiveerd en aan boord.

Bij reorganisaties en herstructureringen is effectieve communicatie dus cruciaal voor succes. Het kan onrust voorkomen, verstoringen minimaliseren en het maximale uit een herstructureringsproces halen.