Risicomanagement in advocatuur is ondergeschoven kindje

Advocaten en notarissen moeten aan de slag met risicobeheer laten verschillende recente incidenten zien.

Door Martijn Lesterhuis

Bijna iedereen lijkt het alweer vergeten, maar nog geen twee maanden geleden schudde juridisch Nederland op haar grondvesten door de fraude bij Pels Rijcken. Op hetzelfde moment speelde een ander – maar net zo groot – schandaal aan de andere kant van de wereld. Het Australische topadvocatenkantoor MinterEllison stond op de voorpagina’s door een client-intake conflict rond de minister van justitie. 

Los van deze incidenten was er tegelijkertijd paniek bij veel (en niet alleen) advocatenkantoren vanwege de Microsoft Exchange veiligheidsproblemen. Voor zover we weten zijn er in Nederland geen kantoren gehackt. Dat liep dus met een sisser af. Toch moet je er niet aan denken dat al je vertrouwelijke gegevens gegijzeld zijn of op straat liggen. In potentie is dat het einde van je kantoor. Drie grote incidenten in dezelfde week is toeval, maar dàt ze plaatsvonden is geen toeval. Dat blijkt wel uit recente hack bij de IT-provider van bijna honderd notarissen. Zij konden daardoor tijdelijk niet meer werken. 

De maatschappelijke norm van wat acceptabel is, verschuift, toezichtregelgeving wordt strikter en technologie complexer. Publieke reacties – mede door sociale media – zijn tegenwoordig heftiger en breder uitgemeten dan vroeger. Fouten worden daarmee steeds harder en publiekelijk afgestraft. Dat maakt dat incidenten als hierboven een enorme negatieve impact kunnen hebben op een kantoor en zelfs het voortbestaan bedreigen. Cliënten en talent lopen weg of kiezen niet voor jou.

Advocaten en notarissen moeten daarom fundamenteel gaan nadenken over hun risicobeheer. Dat begint ermee om die risico’s systematisch te inventariseren en ze intern bespreekbaar te maken. Ervaringen uit andere sectoren laten zien dat juist dat bespreekbaar maken van risico’s aan de basis staat van verandering. Maar met bespreekbaar maken ben je er nog niet. Je moet de verandering ook verankeren in je organisatie en je systemen daarop inrichten. 

Advocaten en notarissen doen er goed aan om op drie manieren naar hun risicomanagement kijken: vanuit het oogpunt van cultuur, processen en van technologie. Laat nou alle drie onderdelen bij hen van nature onderontwikkeld zijn. Advocaten- en notariskantoren hebben een relatief decentrale organisatie met veel beslissingsbevoegdheid bij individuele partners. Bovendien is sprake van een traditionele scheidslijn tussen fee earners and staf; de macht ligt bij de fee earner. Van een gezonde spanning tussen commercie (advocaten en notarissen) en risicobeheer (meestal Finance, IT en Compliance functionarissen) is dan ook geen sprake. Advocaten en notarissen staan niet bekend om hun strakke processen en ook de combinatie mens-technologie is – zeker bij deze beroepsgroep – geen match made in heaven. Dat moet veranderen. 

Advocaten en notarissen concurreren op de markten van cliënten en talent. Bij gebeurtenissen als hierboven, wordt vooral gekeken naar de reactie van cliënten. Maar die van talent is minstens zo belangrijk, mede vanwege de moordende concurrentie op de arbeidsmarkt. Advocaten- en notariskantoren zijn gebouwd op talent. Kantoren waar talentvolle advocaten of notarissen (van starter tot partner) vanwege reputatieschade vertrekken of om die reden juist niet voor hen kiezen, hebben een groot probleem.

Martijn Lesterhuis is partner bij Venturis Consulting Group

Gerelateerde artikelen