Legal tech in M&A; 8 vragen aan Simmons & Simmons

Hoe staat het ruim een half jaar na de overname? En wat betekent legal tech voor M&A? We stelden een aantal vragen aan Leo Verhoeff (partner M&A, Simmons & Simmons) en Peter Lee (CEO, Simmons Wavelength).

Hoe verloopt de integratie van Wavelength?

''De legal engineers van Wavelength zijn sinds juli 2019 een succesvol onderdeel van advocatenkantoor Simmons & Simmons. Wij werkten voor de overname al langer samen en kenden elkaar dus vrij goed. De integratie verloopt dan ook soepel, nieuwe collega’s weten elkaar makkelijk te vinden. De legal engineers van Wavelength hebben inmiddels voor verschillende van onze cliënten gewerkt. De technische integratie van onze systemen ronden we dit voorjaar af.

Simmons Wavelength heeft na de overname uitgebreid kennisgemaakt met onze internationale kantoren. En dat zullen ze blijven doen. Legal engineering is een nieuw vakgebied dat zich zal blijven ontwikkelen. Het delen van kennis op het gebied van legal engineering en innovatie blijft dan ook van belang.''

Welke nieuwe toepassingen zetten jullie al in of komen eraan?

''Simmons Wavelength brengt veel expertise op het gebied van legal engineering en een 'workbench' van tools van derde partijen. Denk aan AI-software voor contractanalyse en tools voor het visualiseren van data. Simmons Wavelength kijkt op een andere manier naar werkprocessen en tools en focust eerst op wat precies het probleem is dat de cliënt probeert op te lossen. Toepassingen zijn per cliënt en situatie verschillend.

De dienstverlening van Simmons Wavelength is verdeeld in drie takken: legal operations, legal data engineering en legal design. De eerste tak richt zich vooral op het efficiënter maken van de juridische teams en processen van de cliënt. Legal data engineering gaat dan weer over het afleiden van cruciale informatie uit een groot volume van documenten via (nieuwe) technologieën. Legal design is een nieuwe praktijk waarbij men de wensen en noden van de gebruiker centraal stelt bij het ontwikkelen van de juridische dienst. Het doel is de toegankelijkheid en leesbaarheid van juridische documenten/producten te verbeteren zodat de lezer simpelweg beter en sneller kan acteren op de inhoud.''

Wat zal de impact zijn voor cliënten?

''Clienten kunnen beroep doen op een nieuw aanbod aan diensten. Zoals hierboven aangegeven, wil Simmons Wavelength via de ‘legal operations’ dienstverlening meer efficiëntie, inzicht en toegankelijkheid aan de cliënt en hun juridische teams bieden. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe processen en tools voor het beheer van documenten gedurende de hele levenscyclus. Hierdoor zijn juridische teams beter in staat de business te ondersteunen en hierover te rapporteren aan het bestuur.

Tools kunnen ook helpen om op een andere manier naar overeenkomsten te kijken en dus nieuwe inzichten te bieden. Zo konden we een HR-afdeling en een juridisch team helpen met een pay-gap analyse (het verschil tussen het salaris van mannen en vrouwen) door deze data uit een grote hoeveelheid ongestructureerde arbeidsovereenkomsten te destilleren en vervolgens te vergelijken. Een groot mediabedrijf hielpen we door de intake van juridische vragen beter te stroomlijnen zodat de juridische teams die vragen sneller en beter kunnen beantwoorden. Op die manier draag je door het verbeteren van de efficiëntie van de juridische activiteiten direct bij aan het sneller benutten van kansen en het beter beheersen van risico’s en dus de realisatie van corporate doelstellingen van een cliënt.

Wij praten op dit moment ook met Private Equity-partijen over het stroomlijnen van de juridische activiteiten van hun portfolio-companies. Dat draagt immers bij aan het resultaat en de waardering van die ondernemingen.''

En de impact op partners / werknemers?

''Simmons Wavelength werkt direct voor cliënten maar ook achter de schermen in de zaken waar onze advocaten, notarissen en fiscalisten aan werken. De impact zit ook dan in efficiëntie en inzicht. In een overname is bijvoorbeeld voor onze advocaten veel voordeel te halen uit procesverbetering en de inzet van slimme tools in verschillende fases van het proces

Bij een overname duurde het bijvoorbeeld altijd even voordat alle relevante informatie is aangeleverd en opgeslagen. Het is een arbeidsintensief proces om de benodigde informatie uit alle hoeken en gaten van een onderneming boven tafel te krijgen. Informatie die vaak ongestructureerd en bovendien niet altijd digitaal beschikbaar is. Software is zeer geschikt om die gegevensverzameling (dataroom) aan te leggen en de documenten automatisch op onderwerp te categoriseren. Dat scheelt tijd en de kwaliteit is bovendien vaak beter dan wanneer een dataroom handmatig wordt aangelegd en ontsloten. Bovendien zijn er door het gebruik van software minder mensen betrokken bij een overname, wat recht doet aan het vertrouwelijke karakter van veel transacties.

Bij het uitvoeren van de due diligence en het opstellen van de rapportage kan de software ook worden gebruikt. De software checkt grote hoeveelheden documenten bijvoorbeeld op overeenkomsten zodat een advocaat minder tijd kwijt is aan het analyseren van die overeenkomsten. Contractanalyse-software herkent tijdens een due diligence ook juridische clausules. Op basis van die herkenning kan de software rapportages draaien die advocaten een veel betere basis geven voor hun analyse werk.

In de fase signing & closing helpt drafting software bij het genereren van documenten. Aan de hand van vragen over de overname, worden automatisch de benodigde documenten gegenereerd en worden de juiste gegevens ook direct in alle documenten gezet.

Onze advocaten zijn enthousiast over de mogelijkheden van Simmons Wavelength. Zij zien nieuwe kansen om hun cliënten beter, sneller en vooral ook anders te bedienen.''

Hoeveel levert het op in termen van meer efficiency / minder maatwerk?

''De kern van een overname is mensenwerk, vaak met een hoge sociale component. Dat werk maakt of breekt een overname en is het werk van specialisten. Die specialisten wil je zoveel vrijmaken van andere werkzaamheden. Legal engineering moet er voor zorgen dat specialisten zich nog meer kunnen richten op de werkzaamheden die het verschil maken.

Het resultaat van het werk van Simmons Wavelength is vaak goed te kwantificeren. De inzet van legal engineering zorgt voor een verschuiving van werkzaamheden en dus van uren en uiteindelijk ‘meer waarde voor je geld’. Hiernaast draagt de inzet van legal engineering bij aan meer inzicht, efficiënt werkende juridische teams en uiteindelijk een bijdrage aan corporate doelstellingen.''

Is dat waar de hele advocatuur zich naartoe beweegt?

''Juridische activiteiten die slimmer, sneller en goedkoper kunnen, zullen dat ook worden. Dat betekent geenszins een minder belangrijke rol voor advocaten. Die rol zal belangrijk blijven. Deze nieuwe mogelijkheden en technologieen moeten beschouwd worden als de volgende logische evolutie in een digitale wereld. Twintig jaar geleden moesten advocaten zich ook aanpassen aan de komst van het internet en e-mails. Dat heeft er echter niet toe geleid dat er minder advocaten zijn, integendeel. Hun rol is echter wel verschoven met meer waardevolle, intellectuele taken.''

In hoeverre zal legaltech invloed hebben op consolidatie in de sector?

''Wij geloven dat legal tech essentieel is voor een goede (basis) dienstverlening richting cliënten. Als een kantoor in staat is die dienstverlening efficiënt en effectief aan te bieden, dan ontstaat een structureel voordeel ten opzichte van kantoren die niet in legal tech mee willen of kunnen. Zo bezien zal legal tech van invloed kunnen zijn op consolidatie in de advocatuur.

Hiernaast zal technologie ook leiden tot nieuwe diensten en oplossingen voor cliënten. Hierdoor zullen nieuwe businessmodellen ontstaan die zullen leiden tot divergentie, nieuwe bedrijven en mogelijkheden in de sector.''

Wat betekent Legal Tech voor de flexibele schil? 

''Legal tech zal leiden tot een verschuiving van juridische werkzaamheden. Dat betekent ook dat juridische werkzaamheden die nu vaak door een flexibele schil worden uitgevoerd, kunnen veranderen.

Advocatenkantoren zullen ook vaker een flexibel beroep gaan doen op professionals met een andere dan juridische achtergrond. Denk aan mensen met een profiel zoals onze collega’s van Simmons Wavelength.''