Hoe digitalisering due diligence-processen versnelt en veiliger maakt

Partnerbijdrage van:

Zowat elk aspect van ons professionele en persoonlijke leven kunnen we vandaag vereenvoudigen met behulp van digitale tools. Ook het due diligence proces groeit mee in de digitale wereld van informatie-management. Virtuele data rooms zijn intussen al lang ingeburgerd, maar wist je dat nieuwe functionaliteiten de M&A activiteiten nog een stuk efficiënter kan maken?

De digitale transformatie van due diligence komt eigenlijk pas in het begin van de jaren 2000 op gang. Op dat ogenblik beginnen partijen in M&A gebruik te maken van virtuele data rooms. Inmiddels is het geen optie meer om due diligence zonder zo’n data room te doorlopen. Als gebruiker heb je de keuze uit een brede waaier oplossingen: van algemene platformen voor het delen van documenten tot nichediensten voor meer gespecialiseerde behoeften.

Op twee zaken moet iedere data room sterk focussen: security en vastlegging. Zeker nu er steeds meer aandacht naar privacy uitgaat, is het belangrijk dat vertrouwelijke informatie enkel gedeeld wordt op een platform dat aan de hoogste veiligheidsnormen voldoet. En vastlegging is noodzakelijk om een data room ook als “single source of truth” te kunnen gebruiken.

Due diligence 3.0
Hoewel data rooms een enorme evolutie hebben doorgemaakt, blijft het due diligence proces zelf toch wat achterop hangen. Zo zien we nog steeds e-mails met gevoelige documenten circuleren, gaan er nog altijd Excel-sheets rond en communiceren teams nog al te vaak op platformen met een lager beveiligingsniveau dan een volledig gecodeerde data room. Daarom mag de evolutie van virtuele data rooms niet stilstaan. We moeten blijven inzetten op innovaties die het due diligence proces verder digitaliseren en eenvoudiger maken, zodat taken optimaal op het platform worden uitgevoerd.

Tijd is een cruciale factor in het succes van een fusie of overname. Hieronder ontdek je drie features waarmee een sterke data room de digitalisering van due diligence zal versnellen:

1. Veilig communiceren op hetzelfde platform
Waarom zouden gebruikers nog naar andere platformen grijpen als ze via een data room op een veilige en efficiënte manier kunnen communiceren? Stel dat iemand aan de koopkant iets met de andere leden van het team wil bespreken, dan moet het mogelijk zijn om de betreffende tekst in een document te markeren en rechtstreeks met de juiste personen te delen. Om alles veilig te laten verlopen, moet een achterliggende feature er tevens voor zorgen dat de dialoog van een bepaald team nooit toegankelijk is voor de andere teams die in de data room actief zijn.

2. Extra mogelijkheden met Artificiële Intelligentie (AI)
Terwijl AI natuurlijk al langer bestaat, is de technologie tot hiertoe de hype van 2023. Ook in een data room kunnen geïntegreerde AI-toepassingen het due diligence proces efficiënter en nauwkeuriger maken. Bijvoorbeeld door de analyse van duizenden documenten te versnellen. Of door juridische adviseurs in het proces onmiddellijk op de hoogte te brengen van belangrijke data, clausules en risico’s.

3. Meer efficiëntie dankzij georganiseerde mappenstructuur
Tot slot neemt ook de voorbereiding op een due diligence proces bij voorkeur niet te veel tijd in beslag. Een moderne data room biedt daarom de mogelijkheid om op basis van best practices in slechts enkele minuten een nieuwe mappenstructuur te bouwen.

Hoe due diligence er over vijf jaar zal uitzien, kan niemand voorspellen. Wel zijn we zeker dat het proces steeds eenvoudiger en sneller zal verlopen met dank aan de verdere digitalisering van data rooms.

Bij Admincontrol zijn we een voortrekker in deze ontwikkelingen. Zo zijn alle bovenstaande features vandaag al in onze data rooms ingebouwd. Interesse? Vraag dan zeker je gratis proefperiode aan!