Waarom Excel niet langer toereikend is – en investeerders geautomatiseerde en realtime rapportages verwachten

Vandaag de dag willen investeerders niet alleen weten hoe een onderneming presteert, maar vooral hoe het er nu voor staat. Dat vraagt om meer dan maandelijkse rapportages of terugkijken op het verleden. Steeds vaker is er behoefte aan actuele en betrouwbare data. Organisaties die hierin kunnen voorzien creëren vertrouwen en kunnen sneller schakelen. Steeds meer organisaties staan op een kruispunt: blijven ze vasthouden aan traditionele werkwijzen, of stappen ze over op realtime datagedreven sturen?

De verandering in informatiebehoefte
Waar investeerders vroeger genoegen namen met kwartaal- of maandrapportages, zijn de verwachtingen inmiddels flink toegenomen. De markten en concurrenten bewegen sneller en er is steeds meer mogelijk op het gebied van data-analyse. Daarbij komt dat veel investeerders meerdere bedrijven tegelijk beheren, vaak in verschillende sectoren en landen. Zonder actuele en eenduidige inzichten is het bijna onmogelijk om snel en goed onderbouwd te sturen.

Waarom snelheid en betrouwbaarheid belangrijk zijn
Hoe sneller je weet wat er speelt binnen een onderneming, hoe sneller je kunt bijsturen. Realtime inzichten maken het mogelijk om afwijkingen direct te signaleren: een teruglopende marge, stijgende personeelskosten of oplopende debiteurenstanden, bijvoorbeeld. Dit is belangrijk voor investeerders die waarde willen creëren in korte tijd. Maar snelheid zonder betrouwbaarheid is risicovol. Als de onderliggende data niet klopt of niet goed is gedefinieerd, leidt dit tot verkeerde conclusies en beslissingen.

De nadelen van Excel en handmatige rapportages
In veel organisaties worden rapportages nog steeds in Excel gemaakt. Dit lijkt handig, maar is in de praktijk foutgevoelig en arbeidsintensief. Denk aan verschillende versies, formules die per ongeluk worden overschreven of foutieve verwijzingen. Wanneer meerdere afdelingen of dochterbedrijven ieder hun eigen rapportages maken, ontstaat er een wirwar van cijfers. Dit zorgt voor vertraging en uiteindelijk kan het leiden tot verkeerde keuzes. Voor investeerders levert dit onnodige onzekerheid op.

Complexiteit van databronnen
Een veelvoorkomende uitdaging is dat bedrijven werken met meerdere databronnen: een boekhoudsysteem, een ERP-oplossing, een salarissysteem, een CRM-systeem en aparte tools voor voorraadbeheer, facturatiesystemen of projectadministratie. Deze systemen spreken zelden dezelfde taal. Cijfers over bijvoorbeeld personeelskosten kunnen in het ene systeem als totaalbedrag staan en in een ander systeem uitgesplitst per afdeling of project. Dit maakt het lastig om snel te achterhalen waar een afwijking of hoge kostenpost precies vandaan komen. Zonder een centrale plek waar alle data wordt samengebracht en gestructureerd, wordt analyseren tijdrovend en foutgevoelig.

De voordelen van realtime en gestandaardiseerde rapportage
Een realtime business intelligence omgeving zoals Business Insight biedt veel voordelen:

• Altijd up-to-date: data wordt direct uit de bron gehaald en automatisch ververst voor realtime inzicht.

• Een single source of truth: iedereen kijkt naar dezelfde cijfers, op dezelfde manier gedefinieerd.

• Snel kunnen reageren: signaleren, analyseren en handelen kunnen op dezelfde dag plaatsvinden.

• Efficiënt werken: geen handmatige Excel-rapportages meer, maar geautomatiseerde dashboards.

• Betrouwbare data: door standaard definities is er minder kans op fouten.

• Inzicht op detailniveau: dankzij directe koppelingen met de bronsystemen kun je vanuit een totaalbedrag doorklikken naar onderliggende omzet of kosten (per klant, productgroep of afdeling).

Business Insight
Bij Business Insight zien we dat steeds meer bedrijven – vooral met investeerders aan boord – overstappen op realtime dashboards. Denk aan portfoliobedrijven die wekelijks moeten rapporteren over omzet, marge, cashflow en werkkapitaal. Wat eerst als extra werk werd gezien, blijkt dankzij automatisering juist tijd te besparen. Business Insight haalt data rechtstreeks uit de verschillende databronnen van de organisatie, combineert deze in één omgeving en presenteert de inzichten overzichtelijk en duidelijk. Daardoor kunnen bedrijven bijvoorbeeld met één klik zien waar een stijging in de kosten precies vandaan komt – zonder uitzoekwerk.

Business Insight biedt daarnaast altijd maatwerk. Iedere organisatie is anders, met eigen systemen en informatiebehoefte. Daarom wordt iedere omgeving afgestemd op de specifieke situatie van de klant. Geen one-size-fits-all, maar een oplossing die echt past bij de organisatie.

Investeer in een betrouwbare business intelligence oplossing
Organisaties kunnen onnodig veel tijd besteden aan het verzamelen en controleren van data, tijd die beter besteed kan worden aan analyse en verbetering. De stap van handmatige rapportage naar geautomatiseerd realtime inzicht is noodzakelijk. Door op tijd te investeren in betrouwbare en actuele rapportagesystemen, voorkom je dat risico’s zich opstapelen en krijg je meer grip op de prestaties van de organisatie. Daarmee voldoe je aan de verwachtingen van aandeelhouders en wordt de organisatie wendbaarder.

Business Insight helpt organisaties hierbij door betrouwbare inzichten toegankelijk te maken, zodat er sneller en beter gestuurd kan worden. Vraag voor meer informatie een vrijblijvende demo aan via de website.