De zelflerende dataroom doet zijn intrede

Kunstmatige intelligentie maakt het makkelijk om grote hoeveelheden informatie snel te analyseren. In het dealproces is de dataroom dé plek waar kunstmatige intelligentie voor dit doel kan worden ingezet. Dat gaat de komende tijd steeds meer gebeuren en zal helpen om deals soepeler en sneller te laten verlopen, zegt Paolo Gambirasi, business development director van Admincontrol.

Dataroom als commodity
Admincontrol, onderdeel van Visma, is in Scandinavië de grootste aanbieder van datarooms en board portals. De dataroom wordt nu vaak gezien als een ‘commodity’, een soort basisdienst. De functionaliteiten van verschillende aanbieders liggen dicht bij elkaar en adviseurs verwijzen hun klanten naar de aanbieder die ze kennen. Gambirasi: “datarooms zijn veelal ontwikkeld voor ondersteuning tijdens due diligence processen, dat betekent dat veel aanbieders voor die toepassing vergelijkbare functionaliteiten bieden. Daar ga je het verschil dus niet meer mee maken.” 

Nieuwe functionaliteiten
Dit gaat echter veranderen, gaat hij verder. “Er zijn enorm veel ontwikkelingen gaande. De software staat niet stil en op basis van behoeften van klanten en het verloop van werkprocessen worden continu nieuwe functionaliteiten toegevoegd.” Admincontrol zet bijvoorbeeld sterk in op kunstmatige intelligentie en eenvoud in gebruik. Het eigen platform is geïntegreerd met dat van een externe partij die is gespecialiseerd in het doorlichten van juridische documenten.

Automatisch vergelijken koopaktes
Die technologie kan grote hoeveelheden documenten van ongestructureerde informatie ordenen en vergelijken. Dit kan de analyse van die documenten flink versnellen. Een voorbeeld is het vergelijken van koopaktes voor onroerend goed. Kunstmatige intelligentie signaleert waar aktes van elkaar verschillen en vraagt juristen om daarnaar te kijken of voorgestelde actiepunten te accepteren.

“Juristen zijn vaak veel tijd kwijt om informatie door te worstelen om te controleren of alle artikelen kloppen en te kijken waar de verschillen tussen documenten zitten. Bij tien documenten is dat nog wel overzichtelijk, maar als het er tienduizend zijn is daar heel veel tijd voor nodig. Nu krijgen ze op een presenteerblaadje aangereikt waar ze normaal dagen voor nodig hebben. Je kan je voorstellen hoeveel tijd dat bespaart.”

Zelflerend systeem laat proces vlot doorlopen
Het systeem is ook zelflerend, gaat Gambirasi verder. “De input die een advocaat of jurist geeft wordt weer meegenomen naar volgende projecten. Bij de eerstvolgende case die vergelijkbaar is zegt het systeem ‘we hebben bij vorige projecten gezien dat dit de opvolgactie was, is dat iets voor jou?’ Daardoor wordt het steeds relevanter en interessanter.”

Zo helpt de dataroom actief om het proces te versnellen en versoepelen. Dat is natuurlijk in het belang van alle betrokkenen. In een proces dat hapert kan het bijvoorbeeld gebeuren dat een bedrijfseigenaar die wil verkopen opeens gaat twijfelen. Dan daalt het besef in dat het bedrijf dat in jaren is opgebouwd echt over gaat naar een andere eigenaar. Gambirasi: “Projecten worden soms zomaar drie of vier maanden stilgelegd omdat de bedrijfseigenaar koude voeten krijgt. Die emotie kan je misschien niet voorkomen, maar als het lekker vlot doorloopt voorkom je in ieder geval twijfels door vertragingen.”

Kunstmatige intelligentie staat aan het begin
Hij denkt dat de inzet van kunstmatige intelligentie voor het doorwerken van juridische documenten nog maar het allereerste begin is van wat er mogelijk is. Ook het werk van andere specialisten die in het proces adviseren kan veel baat hebben bij de technologie. Denk aan waarderingsexperts, accountants, fiscalisten of HR-specialisten. “Zij werken meestal op basis van standaardvragen. Daar komen in de Q&A sessies antwoorden op en afhankelijk van het gegeven antwoord komen dan de verdiepingsslagen. Je zou bijvoorbeeld kunnen signaleren dat in andere, vergelijkbare situaties bepaalde vervolgvragen werden gesteld en dat dit in zoveel procent van de gevallen leidde tot een succesvollere uitkomst.”

Suggesties doen om strategie bij te stellen
Dat is vooral een voordeel voor de buy-side. Hoe zit het aan de sell-side? Gambirasi denkt dat die op dezelfde manier kan profiteren van inzichten die kunstmatige intelligentie oplevert. Denk dan aan de strategie die het verkoopteam volgt. “Op basis van big data en ervaring uit andere projecten kun je patronen herkennen in het hele verkoopproces. Met een proactief dashboard zou je dan suggesties kunnen doen om de koers op een bepaald punt bij te stellen.”

Dataroom bij start proces
De dataroom zal daarnaast breder worden ingezet, verwacht hij. De technologie kan eraan bijdragen dat de informatie compleet is. Dit is uiteraard heel belangrijk voor het vertrouwen bij alle betrokken partijen. Gambirasi wijst op de situatie dat gaandeweg een proces blijkt dat er informatie ontbreekt, een situatie die enorm veel impact kan hebben. Het kan ertoe leiden dat de koopzijde gaat twijfelen aan de tegenpartij.

Daarvoor kan de dataroom in de voorbereiding een grote rol spelen. “In plaats van zelf het wiel uit te vinden en te beginnen met een lege dataroom, volg je dan een slim proces dat helpt om de voorbereiding gestructureerd te doorlopen. Als je de structuur hebt gevolgd weet je dan dat je alles hebt afgedekt.”

Naast dat dit ervoor zorgt dat de informatie compleet is, kan het ook het opstarten van het proces eenvoudiger maken. Waar de adviseur natuurlijk gewend is om in de dataroom-omgeving te werken, geldt dat immers niet voor de verkopende partij. “Bedrijfseigenaren die voor het eerst zo’n project meemaken moeten er ook in kunnen werken. Als ze een training moeten ondergaan om te begrijpen hoe het werkt is dat een enorme horde. Soms nemen adviseurs die taak wel op zich maar eigenlijk moet je de adviseur daar niet mee willen belasten. De setup moet snel zijn en het moet laagdrempelig zijn.”

Aan de vooravond
Door al deze technologische ontwikkelingen wordt de dataroom een product dat veel meer waarde gaat toevoegen, concludeert Gambirasi. “Dit kan een instrument worden dat een enorme bijdrage kan leveren in deze superbelangrijke processen die de toekomst van een onderneming bepalen. We staan ook nog maar aan de vooravond. Wij gaan flink door met investeren en door-ontwikkelen.”

Dit artikel wordt u aangeboden door: